billiger-telefonieren.deDie 10 wichtigsten Tipps für Excel-Anfänger
Mit dem Programm Excel können Kalkulationen und vieles mehr vereinfacht werden - vorausgesetzt man kennt die wichtigsten Funktionen.© Billiger-Telefonieren.de
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Tipp 1: Summe und Durchschnitt auf einen Blick
Eine Funktion, die Sie häufig verwenden werden, ist das Bilden von Summen. Immer wieder ist es gefragt, die Zahlen aus einer Zeile oder Spalte zu addieren. Das müssen Sie nicht selber per Hand machen, denn sonst wäre Excel keine große Hilfe. Das Programm hat dafür eine einfach anzuwendende Funktion. Markieren Sie einfach den entsprechenden Zahlenbereich. Excel zeigt Ihnen nun in der Statusleiste am unteren Ende des Fensters die Summe, den Durchschnitt sowie die Anzahl der markierten Zellen an.
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Tipp 2: Einfache Operationen ausführen
Wollen Sie den Wert nun in eine Zelle eintragen lassen, damit er dauerhaft erscheint, geht auch dies einfach. Klicken Sie dazu in der Werkzeugleiste auf das Summenzeichen (Sigma). Nun können Sie zwischen verschiedenen Funktionen wählen. Excel bildet beispielsweise die Summe und beschreibt die erste Zeile unter oder neben der Datenreihe mit dem neuen Wert.
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Tipp 3: Assistent: Funktionen und Formeln
Excel bietet Ihnen eine ganze Reihe unterschiedlicher Funktionen, die über die herkömmlichen vier Grundrechenarten hinausgehen. Es kann auf Befehl Zahlenwerte runden, sie unter von Ihnen definierten Gesichtspunkten zählen oder Zahlenwerte miteinander in Bezug setzen. Das Programm beherrscht Hunderte Funktionen. Mit dem Funktionsassistenten lernen Sie die wichtigsten Funktionen zu verstehen und anzuwenden. Er ist mit dem Symbol fx in der Bearbeitungsleiste zu finden.
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4. Formeln statt Ergebnisse anzeigen
Haben Sie mit einer Formel die Lösung Ihres Problems gefunden und wollen eine Funktion reproduzieren, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf den Reiter "Formeln" und dort auf die Funktion "Formeln anzeigen". Nun wird Ihnen die Funktion inklusive der Rechenoperationen, Zahlenwerte und Zellbezüge angezeigt. Mit dieser Hilfe sollte es Ihnen gelingen, das Prinzip zu verstehen und auf eine andere Zelle anwenden zu können. Zwischen der Formel- und der Ergebnisansicht können Sie jederzeit wechseln.
Tipp 5: Arbeiten mit Zellbezügen
Wenn Sie nur schnell Zahlen multiplizieren oder addieren möchten, benötigen Sie keine aufwendige Formel. Es reicht, die Zahlen mit dem jeweiligen Operator zu verbinden und Excel liefert Ihnen das richtige Ergebnis. Arbeiten Sie mit einer dynamischen Tabelle, bei der sich die Zahlen ändern, ist es ratsam, nicht mit den konkreten Werten zu rechnen, sondern mit den sogenannten Zelladressen. Wenn Sie Zelladressen wählen, passt sich das Ergebnis an, wenn sich die in den Zellen stehenden Zahlen verändern. Das ist änderungsfreundlich und erspart Ihnen im Zweifelsfall eine ganze Menge Arbeit. Die ausgewählten Zellen sind farblich umrandet. So können Sie die Auswahl nachvollziehen.
Beispiel Summe einzelner Felder ausgeben:
- Wählen Sie das Feld aus, auf welches die Formel angewendet werden soll (C7)
- Geben Sie dann die Formel in der Bearbeitungsleiste ein (Hier: "=")
- Wählen Sie anschließend die Felder aus, die aufsummiert werden sollen und setzen das Pluszeichen dazwischen
- Zuletzt auf das Häkchen in der Bearbeitungsfläche klicken
Tipp 4: Bei dynamischen Werten mit Zelladressen arbeiten
Tipp 6: Die erste Zeile fixieren
Wenn Sie umfangreiche Datensätze verwenden, hilft es beim Scrollen, die oberste Zeile zu fixieren. So haben Sie bei einer unübersichtlichen Tabelle, stets die richtige Beschriftung im Blick. Dies können Sie in wenigen Schritten umsetzen. Wählen Sie im Multifunktionsmenü den Reiter "Ansicht" und dort die Option "Fenster fixieren" aus. Danach können Sie die oberste Zeile fixieren.
Tipp 7 & 8: Zellen anpassen
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Tipp 7: Text und Zelle formatieren
Den Inhalt einer Zelle können Sie formatieren. Dazu zählt, ihm eine andere Farbe, Schriftart oder Größe zu geben. Standardmäßig besteht für Excel eine Zelle nur aus einer Zeile. Doch gerade, wenn Sie Texte zur Beschriftung von Datensätzen eingeben, kann es nötig sein, den Text auf mehrere Zeilen zu verteilen. Klicken Sie dazu auf die gewünschte Zelle mit der rechten Maustaste und wählen die Option "Zelle formatieren". Unter dem Reiter "Ausrichtung" haben Sie die Möglichkeit, Zeilenumbrüche zu aktivieren.
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Tipp 8: Zellen ausblenden oder löschen
Bei großen Datensätzen passiert es leicht, dass Sie den Überblick verlieren. Spalten und Zeilen können Sie ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenbeschriftung klicken und die Option "ausblenden wählen". Brauchen Sie die dort enthaltenen Daten auch zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr, können Sie sie auf dem gleichen Weg löschen. Um ausgeblendete Bereiche sichtbar zu machen, müssen Sie einfach die beiden Spalten oder Zeilen auswählen, die den Bereich umschließen - Rechtsklick und "einblenden".
Tipp 9. Diagramme erstellen
Das Verarbeiten von Daten schließt auch die Auswertung in Diagrammen ein. Markieren Sie dazu einfach den entsprechenden Bereich und drücken Sie die Taste F11. Nun erstellt Excel Ihnen automatisch ein Säulendiagramm. Sie können anschließend die Farbe und die Größe verändern. Auch den Diagrammtyp (Kuchendiagramm, Balkendiagramm usw.) können Sie leicht anpassen, indem Sie im dann geöffneten Diagrammentwurfs-Fenster recht "Diagrammtyp! ändern wählen.
Tipp 10. Verschiedene Register nutzen
Excel ist wie eine Arbeitsmappe, die aus verschiedenen Registern besteht. Die Register (Tabellenblätter) können Sie im unteren Bereich sehen und verwalten. Sie brauchen also nicht alle Daten in ein Tabellenblatt packen. So behalten Sie besser den Überblick. Das Praktische ist, dass alle Tabellenblätter dennoch in nur einer Datei gespeichert sind. Es bleiben also alle Daten zusammen.
