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Microsoft Teams: Software für die Zusammenarbeit

Microsoft Teams ist eine Software, die in erster Linie für die firmeninterne Kommunikation gedacht ist. Über Gruppen, Kanäle und Chats kann man sich nicht nur unterhalten, sondern auch Daten austauschen. Audioanrufe und Videokonferenzen gehören ebenfalls zu wichtigsten Features von Teams.

Durch Microsoft Teams erhalten Unternehmen eine Plattform, die von Gruppen häufig in Anspruch genommene Funktionen – wie (Video-)Chats, Besprechungen, Datenteilung, Übermittlung von Notizen und mehr – vereint. Vorrangig soll durch die Nutzung der Software die Zusammenarbeit von Mitarbeitern in kleinen und großen Gruppen vereinfacht werden. Microsoft Teams ist sowohl für Windows als auch iOS und Android sowie aktuelle Linux-Distributionen erhältlich. Teams ist Bestandteil von Microsoft Office 365.

Office 365In Office 365 ist Teams bereits integriert.© Microsoft

Funktionen von Microsoft Teams

Featuretechnisch ist die Software sehr breit aufgestellt und bietet daher für zahlreiche Anwendungsfälle passende Lösungen. Eine Kernfunktion von Microsoft Teams besteht darin, Gruppen zu erstellen, in die Mitarbeiter eines Unternehmens (aber auch Externe) eingeladen werden können. Innerhalb jeder Gruppe stehen dann, bei Bedarf, wiederum mehrere Kanäle bereit.

Diese Kanäle hören standardmäßig auf die Namen "Beiträge" und "Dateien": Im Beiträge-Kanal können Mitarbeiter, wie der Name schon sagt, Nachrichten hinterlassen. Im Dateien-Kanal hingegen werden Daten untereinander getauscht bzw. generell verfügbar gemacht. Diese Gruppen lassen sich jedoch nach Belieben erweitern, sodass bis zu 200 Kanäle für jede einzelne Gruppe umsetzbar sind.

Damit ist Microsoft Teams vorrangig ein Tool, das zwar keine bislang nicht dagewesenen Features präsentiert – denn Nachrichten oder Dateien austauschen konnten Mitarbeiter in einem Unternehmen bislang auch auf andere Weise. Die Software führt diese Aufgaben jedoch auf eine sehr flexible, umfassende Weise zusammen, was die Zusammenarbeit über große Distanzen erleichtert.

Messaging als Kernfunktion

Kommunikation über Teams findet in drei verschiedenen Varianten statt:

Instant Messaging: Hierbei werden Textnachrichten in den bereitgestellten Kanälen ausgetauscht. Auch Multimedia-Inhalte wie Bilder, Emojis oder GIFs können direkt im Chat platziert werden.

Anrufe über VoIP: Direkt aus Teams heraus können auch Anrufe an einen oder mehrere Kollegen gestartet werden. Wählt man einen entsprechenden Tarif, kann man auch externe Nummern erreichen.

Videokonferenz: Eines der stärksten Features von Microsoft Teams ist die Videokonferenz, die es sehr vielen Teilnehmern gleichzeitig erlaubt, an Videochats in guter Qualität teilzunehmen.

Meetings planen und verwalten

Jene Meetings lassen sich innerhalb der Software wahlweise planen und für alle Mitglieder einer Gruppe sichtbar machen oder auch spontan einberufen. Mitarbeiter, die Zugang zu einem bestimmten Kanal haben, können einsehen, dass dort gerade in Meeting abgehalten wird (und dazustoßen oder fernbleiben). Es ist außerdem möglich, jegliche Meetings aufzuzeichnen und später anderen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen – auch als Videostream. Durch Plug-ins für verbreitete Software wie Microsoft Outlook können Links zu den jeweiligen Aufzeichnungen auch extern an andere Personen via E-Mail gesendet werden. Nicht zuletzt ist durch die Outlook-Anbindung auch der persönliche Kalender direkt in Teams abrufbar.

Social NetworkÜber Teams bleibt man mit den Kollegen in Kontakt – egal, von wo aus sie arbeiten.© ag visuell / Fotolia.com

In jedem Kanal können Mitarbeiter des Unternehmens Videokonferenzen bei Bedarf mit einem einzigen Mausklick starten. Daran kann dann eine beachtliche Anzahl Personen teilnehmen – bis zu 10.000 gleichzeitig. So kann etwa eine wichtige Nachricht in einem großen Unternehmen mit mehreren Tausend Mitarbeitern an die gesamte Belegschaft gleichzeitig ausgestrahlt werden. Moderationsfunktionen sorgen dafür, dass zugestellte Nachrichten nicht ungefiltert bei allen anderen Teilnehmern ankommen.

Verbesserte Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Durch die Integration von Kanälen für das Teilen von Daten können Mitarbeiter in Unternehmen Dateien beispielsweise aus Excel oder Word teilen oder auch einfach nur abrufen. Die Zusammenarbeit an diesen Daten ist dann in Echtzeit möglich, auch über Büro- oder gar Landesgrenzen hinweg. Damit entfällt etwa die Suche nach der derzeit aktuellen Version von Daten und jeder Mitarbeiter kann sich sicher sein, mit dem jeweils neuesten Dokument zu arbeiten.

Zusätzlich hat Microsoft Teams die Zeichen der Zeit erkannt und stellt auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones Anwendungen bereit, um via Chat oder VoIP mit anderen Kollegen in Kontakt zu bleiben. Das Interface ist dann jeweils so optimiert, dass eine Bedienung an das jeweilige Medium angepasst ist – also an Maus und Tastatur oder die Finger. Ob Mitarbeiter also unterwegs arbeiten oder zu Hause, spielt mit dieser Plattform eine nur noch untergeordnete Rolle.

Verbindung mit weiteren Anwendungen

Integriert in Microsoft Teams sind zahlreiche sinnvolle Schnittstellen zu verbreiteten Office-Anwendungen. Dazu gehören etwa SharePoint, OneDrive, Outlook und ähnliche Programme. Durch diese Möglichkeiten und die bereits genannten Funktionen trägt Microsoft Teams seinen Anteil daran, Prozesse besser zu strukturieren und zu organisieren, Gruppen in ihrer Arbeit zu unterstützen und die Zusammenarbeit allgemein effizienter zu gestalten.

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